     Small Hotel Manager         MAIN MENU                      Version 1.2       Service   Rooms   Reservations   Reports   Setup                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               F1 Help   Move   Select  ESC Exit                                       ppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppp     Small Hotel Manager      ROOM INFORMATION                  Version 1.2                                                                                                                                                                         Room Number                   Room Name                                                                                                                         Number of beds                Description                                                                                                                       TV (y/n)                      Kitchen (y/n)                                                                                                                     Other 1              Other 2              Other 3                                                                                                               Room type (A-I)                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 Occupied by                                                                                                                                                     Cleaned   /  /      :   pm                                                                                                                                      Other                                                                                                                                                                                                                                        F1 Help   Move   Save Field  F10 Save  ESC Exit                         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    Small Hotel Manager     GUEST INFORMATION                  Version 1.2                                                                                                                                                                         Last Name                               First                  Initial                                                                                          Credit Card:                                                                    Type        Number                         Expiration date   /                                                             Previous Days Room #     Total       Address 1                                    /  /                               Address 2                                    /  /                                    City                                    /  /                                   State                                                                             Zip                              First day   /  /    Time in   :   pm         Phone (   )   -                     Last day   /  /   Time out   :   am      Car make                         Number of days                                License #                                                                           State                            Room number                                  Number of guests                                                           Date reservation made   /  /                Charges                             ON Date     Action:                           Taxes                                  /  /                                     Other                                  /  /                                Amount due                                  /  /                               Amount paid                                                                     Balance due                             F1 Help   Move   Save Field  F10 Save  ESC Exit                         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    Small Hotel Manager         MAIN MENU                      Version 1.2                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        ͻ                             LOOKUP (F5):                                                                 Ķ                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          ͼ                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          F1 Help   PgUp PgDn Move   Select  F8 Print  ESC Exit                     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    Small Hotel Manager         MAIN MENU                      Version 1.2                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      F1 Help  ESC Exit   Continue                                                ppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppp     Small Hotel Manager          ROOM RATES                    Version 1.2                                                                                     ROOM TYPE  A       B       C       D       E       F       G       H       I    LABEL                                                                           RATE 1                                                                          RATE 2                                                                          RATE 3                                                                          RATE 4                                                                          RATE 5                                                                          RATE 6                                                                          RATE 7                                                                          RATE 8                                                                          RATE 9                                    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    Small Hotel Manager           CALENDAR                     Version 1.2                                                                                              ͻ                  SUN     MON     TUE     WED     THUR    FRI     SAT                   Ķ                                                                                                                                                                Ķ                                                                                                                                                                Ķ                                                                                                                                                                Ķ                                                                                                                                                                Ķ                                                                                                                                                                Ķ                                                                                                                                                                ͼ                                                                                        F1 Help  PgDn Next  PgUp Previous  PrtSc Print  ESC Exit                       ppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppp     Small Hotel Manager        THINGS TO DO                    Version 1.2                                                                                         ͻ                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                ͼ     F1 Help   Move   Next Line  F10 Save  ESC Exit                          pppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppp     Small Hotel Manager          THANK YOU                     Version 1.2       Ŀ     Thank you for using the SMALL HOTEL MANAGER developed by Livermore            Consultants.  This software is licensed for installation on one computer      only.  Neither Livermore Consultants nor Arthur Livermore may be held         responsible in any way for damages which may be attributed to the use         of the SMALL HOTEL MANAGER program.                                                                                                                         Licensed to:                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        If you wish to add custom features to the SMALL HOTEL MANAGER program,        please call or write to the address below.  We hope to provide you            with software that does things the way you want them done.                                                                                                       Software by: Livermore Consultants                                                Address: P.O. Box 36, Arch Cape, OR 97102 USA                                   Phone: 503-436-1882                                                      CompuServe: 71121,3500                                                      Copyright (c) 1992-95 by Arthur Livermore.  All rights reserved.                                                                                           pppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppp     Small Hotel Manager             HELP                       Version 1.2       Ŀ     You are at the MAIN MENU of the HOTEL MANAGER.  At the TOP of the screen      is the MENU BAR.  Select the option you want to use by pressing the ARROW     KEYS to move the SELECTOR BAR to the desired option.  Then press the          ENTER () key or the  key to display the SUB-MENU options.  Move the       SELECTOR BAR to the option you wish to choose and press ENTER to begin        your selection.                                                                                                                                             As you move the SELECTOR BAR, a description of the option is displayed at     the BOTTOM of the screen.                                                                                                                                   When you FIRST start the program you must select the ADD ROOMS option         under the SETUP option on the MENU BAR.  Add ALL of the rooms in your         hotel to the HOTEL MANAGER before you check guests in or out.  If you         need to ADD or DELETE rooms later on, you must not have any guests            checked in or reservations active.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  Press ESCape to return to the previous screen                                  pppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppp     Small Hotel Manager             HELP                       Version 1.2       Ŀ     You are selecting a guest or room from the selection window.  Use the         ARROW KEYS to move the SELECTOR BAR to the desired selection, then press      the ENTER () key to make the selection.  Use the PgUp (Page Up) and        PgDn (Page Down) keys to go to the previous or next page in the window.                                                                                     You may move directly to a selection by typing the selection in the box       at the top of the window, and then pressing the F5 function key.  The         SELECTOR BAR will then be placed over the selection which is closest to       or exactly matches the selection typed in the LOOKUP box.  Press the          ENTER () key to make the selection.                                                                                                                      Press the ESCape key to return to the previous screen without making a        selection.                                                                                                                                                  Press F8 to DISPLAY, PRINT, or EXPORT a ROOM REPORT.                                                                                                                                                                                                                                                                    When the ROOM STATUS option has been selected, press the function key            F4 to TOGGLE the CLEANED status for the room                                  F8 to PRINT a room REPORT with CLEANED status                                Press ESCape to return to the previous screen                                  pppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppp     Small Hotel Manager             HELP                       Version 1.2       Ŀ     This screen contains information about the room.  Use the ARROW KEYS to       move the CURSOR to the field to be changed.  Type the desired                 information into the field, and press the ENTER () key to make the         change to the data field.  Press the F10 function key to SAVE the             changes, or press ESCape to cancel any changes.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     FUNCTION KEYS:                                                                     F2 - Toggle the OUT OF SERVICE status for the room                            F3 - Makes the room UNOCCUPIED.                                            Press ESCape to return to the previous screen                                  pppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppp     Small Hotel Manager             HELP                       Version 1.2       Ŀ     This screen contains information about a guest.  Use the ARROW KEYS to        move the CURSOR to the field to be changed.  Type the desired                 information into the field, and press the ENTER () key to make the         change to the data field.  Press the F10 or F7 function key to SAVE the       changes, or press ESCape to cancel any changes.                               Valid entries for CREDIT TYPE are:                                               CASH - payment in cash           AMEX - American Express credit card         CHECK - payment by check          DISC - Discover credit card                  VISA - VISA credit card          GIFT - Gift certificate                        MC - MasterCard credit card                                                                                                                            FUNCTION KEYS: F2 - DELETE the record                                                        F3 - Fills a date field with TODAY's date                                     F4 - Select the room RATE to be used                                          F5 - Select the ROOM(s) for this guest                                        F6 - SHOW the ROOM(s) that were selected for this guest                       F7 - STORE the guest record without checking out the guest                    F8 - CANCEL the guest check-in (check-out without charges)                    F9 - Automatically makes this transaction PAID IN FULL                       F10 - COMPLETE the transaction                                           Shift+F4 - CALCULATE the ROOM CHARGES                                  Press ESCape to return to the previous screen                                  pppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppp     Small Hotel Manager             HELP                       Version 1.2       Ŀ     The CALENDAR displays information for each day.                                                                                                             If there are occupied rooms or reserved rooms for a day, the following        information is displayed:                                                                                                                                             DATE          PERCENT of CAPACITY                                                                                                                           # of GUESTS   # of ROOMS AVAILABLE                                                                                                                Otherwise, only the date is displayed.                                                                                                                      The ROOM GRID shows nine rooms at a time.  The days of the month are          indicated at the top.  The days of the week are above the dates.  The         room reservations are marked with an X.  Scroll the rooms displayed           with the UP and DOWN ARROW keys.                                                                                                                            Use the PgDn (Page Down) and PgUp (Page Up) keys to change the month          displayed.  To print the month displayed, press the PRINT SCREEN              (PrtSc) key.                                                                                                                                                                                                                                Press ESCape to return to the previous screen                                  pppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppp     Small Hotel Manager             HELP                       Version 1.2       Ŀ     The room rates and room taxes are entered on this screen.  Each room has      a ROOM TYPE (A to I) which is entered on the room information screen.         The LABEL fields under each room type are short descriptions of the type      of room. You may change the LABEL descriptions to fit your hotel.  The        RATE and TAX numbers below each LABEL, and the RATE and TAX descriptions      at the bottom of the screen can all be changed on this screen.                                                                                              Use the ARROW KEYS to move the cursor to the desired field, enter the         new data, and press the ENTER () key to accept the data.  After all        the new information has been entered, press the F10 function key to SAVE      the room rate information.                                                                                                                                  The TAX data is shown as a percent if a % sign is entered in the field.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         Press ESCape to return to the previous screen                                  pppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppp     Small Hotel Manager             HELP                       Version 1.2       Ŀ     This screen displays a summary of the status of all rooms.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Press ESCape to return to the previous screen                                  pppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppp     Small Hotel Manager             HELP                       Version 1.2       Ŀ     This screen is a notepad.  Use it to keep track of things to be done.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   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If you press the ENTER () key,     the default directory (shown on the screen) will be used.                                                                                                   Next, you are asked to enter the DESTINATION DIRECTORY.  That is where        the backup copies of the data files will be stored.  If you press the         ENTER () key, the files will be stored on A:\                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Press ESCape to return to the previous screen                                  pppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppp     Small Hotel Manager             HELP                       Version 1.2       Ŀ     To RESTORE the data files, you must first enter the SOURCE DIRECTORY that     contains the BACKUP COPY of the HOTEL MANAGER data files.  If you press       the ENTER () key, the default directory ( A:\ ) will be used.                                                                                            Next, you are asked to enter the DESTINATION DIRECTORY.  That is where        the HOTEL MANAGER data files are located.  If you press the ENTER ()       key, the files will be restored to the directory displayed on the screen.                                                                                   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Press ESCape to return to the previous screen                                  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    Small Hotel Manager             HELP                       Version 1.2       Ŀ     If you want to REPLACE the files then enter Yes, otherwise enter No.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Press ESCape to return to the previous screen                                  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    Small Hotel Manager             HELP                       Version 1.2       Ŀ     Please call or write for help with this screen.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         Press ESCape to return to the previous screen                                  pppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppp     Small Hotel Manager             HELP                       Version 1.2       Ŀ     You are ADDING a new room to the HOTEL MANAGER data files.  Type the new      information into each field, and press the ENTER () key to accept the      data for the field.  You may use the ARROW KEYS to move the CURSOR to         the field you wish to enter data into.                                                                                                                      The ROOM TYPE code is the column on the ROOM RATES screen which               corresponds to the kind of room being added.                                                                                                                The OCCUPIED BY and CLEANED fields are filled in by the program, so           you do not enter data into these fields.                                                                                                                    When you have finished entering data, press the F10 function key to           SAVE the NEW ROOM, or press ESCape to cancel the addition of a new room.                                                                                    CAUTION:  YOU MAY NOT HAVE ANY RESERVATIONS OR OCCUPIED ROOMS WHEN A          NEW ROOM IS ADDED.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Press ESCape to return to the previous screen                                  pppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppp     Small Hotel Manager             HELP                       Version 1.2       Ŀ     The SHIFT REPORT displays the transactions that have taken place since        the last shift was finished.                                                                                                                                When you finish a shift, the details of each transaction are not saved.       It is a good idea to PRINT the shift report so that you will have a           permanent record of those transactions.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           Press ESCape to return to the previous screen                                  pppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppp     Small Hotel Manager             HELP                       Version 1.2       Ŀ     The SUMMARY REPORT displays the totals for each shift.  You may limit the     range of dates to be included in the SUMMARY REPORT.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      Press ESCape to return to the previous screen                                  pppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppp     Small Hotel Manager             HELP                       Version 1.2       Ŀ     The MAILING LIST will print one inch mailing labels for names in the          GUEST data file.  You may limit the range of names to be printed by           selecting option A.  Enter the beginning and ending LAST NAMES and/or         the beginning and ending ZIP CODES you wish to print.                                                                                                       Use option C to print two test labels in order to align the labels in         the printer.                                                                                                                                                When you are ready to begin printing the mailing labels, select option B.     You will be asked to turn the printer on and then press any key to begin.                                                                                   You may CANCEL the printing at any time by pressing the ESCape key.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           Press ESCape to return to the previous screen                                  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    Small Hotel Manager             HELP                       Version 1.2       Ŀ                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       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    Small Hotel Manager          ROOM GRID                     Version 1.2                             X indicates that the room is booked for that day.                                                                                                                        1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3     Room number  1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1                      . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .                      . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .                      . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .                      . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .                      . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .                      . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .                      . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .                      . . 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    Small Hotel Manager      GIFT CERTIFICATE                  Version 1.2                                                                                                           Number                                                                                                                                             Purchaser:     Name                                                                         Address                                                                           Phone                                                                                                                                                  Date purchased   /  /                                                                                                                                             To:     Name                                                                         Address                                                                           Phone                                                                                                                                                          Amount                                                                                                                                                             For                                                                                                                                                           Valid                                                                                                                                                       Date used   /  /                                                                                                                                                    Notes                                                                                                                                     F1 Help   Move   Save Field  F10 Save  ESC Exit                         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    Small Hotel Manager             HELP                       Version 1.2       Ŀ     The GIFT CERTIFICATE tracking system allows you to enter a new gift           certificate by moving the selector bar to ENTER A NEW GIFT CERTIFICATE        and then pressing the ENTER key.  Use the ARROW keys to move the bar          to an existing gift certificate and then press the ENTER key to view          or edit the gift certificate.                                                                                                                               Enter all or part of the gift certificate number into the LOOKUP field,       and then press the F5 function key to search for that gift certificate        number.  If the number entered is found, the selector bar will be on          the certificate with that number.  Press the ENTER key to view or edit        the certificate.                                                                                                                                            When filling out the gift certificate data fields, press the ENTER key        to store the entry and move to the next data field.  Press the F10 key        to SAVE the gift certificate record and return to the selection window.                                                                                     FUNCTION KEYS:                                                                               F2 - Delete the gift certificate                                              F3 - Fills a date field with TODAY's date                                     F5 - LOOKUP the certificate number entered                                   F10 - Save the gift certificate                                   Press ESCape to return to the previous screen                                  pppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppp